Cada día más empresas toman conciencia de la creciente importancia de incorporarse a la gestión de negocios a través de la nube. Se trata de una fase indispensable dentro del proceso de transformación digital que genera innumerables ventajas, aunque las más importantes, entre ellas, son el incremento de la productividad y la capacidad de competitividad de las empresas.
Es decir, los factores determinantes para la supervivencia de las empresas en una sociedad y un mercado exponencialmente globalizado y cada día más dependiente de la tecnología. La instalación del software en la nube corresponde a la de una herramienta cuyo uso aumenta cada día y continuará haciéndolo hasta constituir una realidad totalmente integrada en las empresas, según los pronósticos lanzados por los especialistas en este campo.
Una gestión empresarial de forma integrada
Hay empresas que se debaten entre dos opciones: elegir entre un software de gestión ERP o un software CRM, ya que se trata de dos de las herramientas más reputadas y de creciente importancia para los empresarios de todos los rincones del planeta. Aunque son muy diferentes entre sí, no son pocas las empresas que deciden una u otra. Lo ideal no es elegir, sino utilizar un software de gestión de negocios que permita integrar ambos sistemas y sincronizar la información que aportan; así como añadir a esta integración el servicio de correo electrónico, otra de las piezas esenciales de gestión de negocios.
De forma tradicional, los softwares de gestión ERP y CRM se instalaban en el funcionamiento y desarrollo de las corporaciones de forma separada. Aunque cada día son más las empresas que toman conciencia de las múltiples ventajas de integrar los dos sistemas, todavía quedan muchas que, por miedo a la transformación o desconocimiento y falta de información, no acaban de asimilar los innumerables beneficios que comporta compartir los datos entre ambos servicios o no se atreven a dar el paso.
Las enormes ventajas de llevar a cabo el proceso de integración de los softwares de gestión ERP y CRM
El futuro de las empresas y su transformación digital pasa, indudablemente, por la integración de todas las herramientas que conforman su vertiente tecnológica. La integración en la nube del ERP, mediante los servicios que ofrece Microsoft Dynamics NAV, CRM, a través del software de Microsoft Dynamics CRM y servicio de email que aporta Microsoft Exchange Online o Microsoft Office 365, es un reto para las empresas. Se revela como un proceso que requiere cierta inversión de tiempo y esfuerzo por parte de las empresas, pero que, a su vez, reporta enormes beneficios no solo para la empresa, sino también para la experiencia que puede tener el cliente.
La necesidad y conveniencia de integrar estos tres pilares del funcionamiento digital de las empresas se convierte en mayor cuantos más son los trabajadores que acceden a la información provista por CRM y ERP. Es decir, cuanto mayor sean el tamaño y movimiento de la corporación, mayores serán la necesidad y utilidad de llevar a cabo este reto de la transformación digital. Sus múltiples ventajas, tanto en la mejora de la experiencia del cliente como de la gestión por parte de las empresas y del enorme ahorro en costes que supone, hacen de esta integración una fantástica iniciativa que todas las empresas deberían plantearse.
Los resultados que ofrece el CRM (administración de las relaciones con los clientes) y, sobre todo, las ventas, el proceso de mercadeo y otros interesantes factores, como la captación de clientes e información que facilita el ERP (Planificación de Recursos Empresariales, en castellano) sobre los estados financieros, las cadenas de suministro o la información acerca del almacenamiento son aspectos fundamentales para la gestión de los negocios de la empresa y una tarea mucho más fácil de sobrellevar, si ambos pilares funcionan de forma integral y coordinada.
Beneficios para el equipo de ventas
Un ejemplo concreto de las ventajas que ofrece la integración puede observarse bajo un punto de vista aplicado a la venta. Gracias al trabajo integral y coordinado de estos sistemas en la nube, el equipo de ventas de una empresa será capaz de trabajar con datos tan prácticos como el historial de facturación de un cliente concreto: qué ha adquirido en una determinada empresa, cuánto pagó por cada uno de los artículos o, lo más importante, cuáles son los patrones que un determinado cliente sigue a la hora de efectuar sus compras. Una información de gran utilidad que puede permitir llevar a cabo una acción de venta cruzada.
Integrar en la nube ERP, CRM y correo electrónico proporciona una ventaja estrella, como es la facilidad en la accesibilidad a programas, aplicaciones y otro tipo de softwares a los trabajadores desde cualquier dispositivo y parte del mundo, lo que elimina la obligatoriedad de trabajar desde las oficinas o instalaciones de la empresa. Además, estos sistemas de trabajo en la nube presentan una mayor velocidad de transferencia de datos y gestión de información que otros sistemas de corte más tradicional, como los servidores instalados físicamente en dependencias de la empresa.
Líderes en soluciones ERP y CRM
En Aitana somos líderes en soluciones ERP y CRM y en la instalación de software en la nube mediante Microsoft Azure. Tenemos el convencimiento de que una de las razones de apuntarse a la transformación digital a través de la integración de estos 3 sistemas es el incremento notable del ritmo de negocio. Una empresa en la que, una vez llevada a cabo la integración de los softwares de gestión de ERP y CRM, las barreras tanto temporales como locales o de acceso entre aplicaciones ya no existen o son mínimas ofrece la ineludible garantía de un funcionamiento ágil, fluido y optimizado para situarse en la primera línea de salida de las empresas líderes en competitividad y crecimiento.
La productividad de la empresa es uno de los pilares y aspectos clave para su supervivencia. Gracias a la integración de los sistemas de gestión aquí analizados, la productividad se ve considerablemente incrementada, debido a la sinergia de informaciones que la unión posibilita. Al quedar todos los datos útiles para la gestión del negocio ubicados de forma virtual en un mismo lugar, los empleados pueden conocer, en todo momento, lo que sucede en la actividad de la empresa. A su vez, la dirección también puede supervisar, desde cualquier punto, los distintos procesos que se estén llevando a cabo.
¿Por qué integrar los softwares de gestión aumenta la productividad?
Los motivos por los que aunar estos servicios se ha revelado como la mejor opción para optimizar la actividad de una empresa son múltiples, pero pueden sintetizarse en los siguientes 3 conceptos.
- La eficiencia de las empresas se ve aumentada con la integración de los softwares de gestión de ERP y CRM. Una de las grandes ventajas es que todos los procesos que atraviesa la empresa (como el estudio de mercado, la venta, los procesos de calidad, las compras y todo tipo de información sobre el negocio y los clientes) se encuentran en el software integrado de forma automatizada. Por lo que acceder en cualquier momento o desde cualquier lugar a la información de la empresa se trata de una acción ágil y fácil de llevar a cabo.
- La visualización y el acceso de la información son unos procesos optimizados. El acceso a los datos que ofrecen los softwares de gestión ERP y CRM se lleva a cabo de forma fácil y ágil. Integrar ambos sistemas significa olvidarse de las temidas informaciones duplicadas que tanto retrasan el hallazgo de resultados. Además, es posible actualizar de manera totalmente automática la información disponible en estos sistemas, por lo que el acceso, cuándo y desde dónde se necesite, es un proceso con el éxito garantizado.
- La empresa ve incrementada su capacidad de autoanálisis y asimilación de los propios procesos gracias a la sinergia entre informaciones de diversos departamentos. Poder contar con datos de numerosos procesos y diferentes áreas de actuación proporciona una visión integral del funcionamiento del negocio, así como de la situación contable y financiera de la empresa. Este mayor y mejor acceso a la información de la empresa posibilita la capacidad de llevar a cabo informes mucho más detallados y rigurosos, ya que el análisis puede ser más concienzudo y exhaustivo.
Las ventajas de gestionar los negocios desde la nube
La nube, poco a poco, va tomando la forma de una realidad imparable y sin la cual empieza a no poder concebirse la gestión de una empresa. De hecho, hay estudios que apuntan que, en 2020, las empresas que no dispongan de servicios de gestión de sus actividades en la nube serán tan inusuales como, de forma comparativa, hoy lo son las que no disponen de Internet en sus negocios. La transformación digital es, por ende, un proceso al que cada vez se suman más empresas, que van tomando conciencia de su relevancia para ser competitividas y eficientes en los tiempos que corren.
Las ventajas que presenta llevar los negocios al software en la nube son numerosas. Por ejemplo, entre ellas, destacan los hechos de no encontrarse los distintos datos físicamente en ninguno de los equipos de las oficinas y que acceder a la plataforma online en la que se encuentra la información disponible es tan fácil como introducir un usuario y una contraseña. Además, al encontrarse también los programas y aplicaciones alojados en la nube, la empresa puede olvidarse de llevar a cabo las temidas actualizaciones, ya que el servidor cloud se encarga de forma automática de actualizar y mantener el servidor en perfecto estado.
Ahorro de costes
Otra de las razones por la que llevar los negocios a la nube es la mejor opción de supervivencia y máxima eficacia, hoy día, es el ahorro de costes que supone. Los programas se encuentran instalados en la nube, por lo que no es necesario que exista una copia de cada programa en cada uno de los equipos que componen las oficinas. Licencias, actualizaciones e instalaciones de programas son aspectos de los que la empresa podrá olvidarse instalando su software en la nube. Un ahorro que se extiende, asimismo, a aspectos como el soporte, el consumo eléctrico, los costes en sistemas de seguridad, etc. Además, instalar servidores en la nube proporciona un incremento de la seguridad de los datos, ya que no dependen del estado de un equipo, sino que están en la nube protegidos por múltiples medidas de seguridad.
Numerosas empresas toman la decisión de sumarse a la instalación de un software en la nube gracias a que este sistema permite la valorada escalabilidad. Se trata de la posibilidad de ir avanzando en el desarrollo y la complejidad del servidor en la medida en que van aumentando el tamaño del negocio y las necesidades que este exige. El ahorro que supone ajustar el servidor a las necesidades tecnológicas de la empresa puede ser destinado a otro tipo de partidas importantes para el funcionamiento de la empresa.
La sincronización de los softwares de gestión ERP y CRM, así como de los servicios de email, proporciona un acceso a la información de la empresa ágil, rápido y actualizado. Se trata de una solución a la que cada vez se apuntan más empresas, conscientes de la importancia de gestionar de forma ágil y en la nube su información y en la que se encuentra el futuro de la transformación digital.
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